Es curioso pero no mucha gente sabe que existe esta forma de ordenar correos electrónicos en Gmail. Es una forma muy simple y efectiva que tardaremos muy poco en configurar y que seguro que nos será de mucha utilidad.
Para quién todavía no lo sepa o nunca le haya prestado atención, Gmail dispone de una forma de organización de emails por etiquetas. Dichas etiquetas pueden considerarse como tal o como carpetas en las que se van ordenando todos nuestros e-mails. Crear una etiquena nueva es muy sencillo:
Gracias a estas etiquetas podemos clasificar todos nuestros correos electrónicos. Cuando recibimos un correo nuevo, en la barra de arriba (o de abajo) del correo podemos seleccionar bajo qué etiqueta está el mail recibido, así a la hora de buscarla nos será mucho más fácil pues las tendremos separadas y ordenadas:
Como veis, si queremos crear una nueva etiqueta que no teníamos antes, también podemos hacerlo en el menú contextual que baja cuando damos al botón etiquetas en la barra de arriba (o de abajo) de forma rápida.
Pero esto de tener que catalogar “tooodos” los e-mail a mano cada vez que nos llegan puede resultar una ardua tarea innecesaria. Hay una forma de automatizar este proceso; siempre que sepamos de antemano algunos datos de los e-mails que queremos catalogar. Esto lo haremos fácilmente gracias a los Filtros.
Vamos a crear un nuevo filtro para que siempre que nos llegue un nuevo e-mail, nos lo etiquete automáticamente bajo una categoría de las que tenemos. Primero pinchamos en Crear un filtro (opción que está escrita en letra pequeña, arriba al lado del botón “Buscar en la Web”):
Bien, ahora nos muestran un cuadro con las opciones de filtrado. Estas opciones son las que “seleccionan” los correos a filtrar, son inclusivos, eso quiere decir que para que un email cumpla con el filtro, debe cumplir con todo lo de “De:, “Para:”, etc, a menos que lo dejes en blanco. Veamos un ejemplo:
Antes de dar al Paso Siguiente, si has recibido algún email digamos del tipo de los que quieres filtrar te recomiendo que hagas una prueba con el botón Búsqueda de Prueba, abajo aparecerán listados todos los mails que pasan dicho filtro y por tanto son los seleccionados que queremos. Si no estás satisfecho con el resultado, cambia las palabras clave de los campos de arriba. Damos al Paso Siguiente, y ahora viene una parte muy interesante:
Una vez que hemos terminado de configurar un filtro, ya podemos hacer varias cosas con él. Como véis la que nos interesa es la de Aplicar la etiqueta. Buscamos la etiqueta que queremos poner a esos emails que pasen el filtro (o creamos una nueva en la misma lista que se despliegua) y la seleccionamos.
Si en el paso anterior teníamos algún email que había pasado el filtro, (por tanto queremos que esté bajo esa etiqueta) abajo tendremos una opción para Aplicar también el filtro a los N mails que lo hayan pasado. Es interesante seleccionarlo para que, digamos que los antiguos emails también tengan esa etiqueta del filtro nuevo que acabamos de crear. Terminamos cliqueando en Crear un filtro.
A partir de ahora siempre que recibimos un email y pasa ese filtro (o otro que creemos) el email se etiqueta automáticamente. En la parte de la izquierda tenemos una lista con todas las etiquetas y podemos distinguirlas por colores para que nos sea más fácil. Cuando quieras encontrar un email del “trabajo” ya sólo tendrás que seleccionar esa etiqueta.
